Elke aanbieder van factuurherkenning zwaait met hetzelfde cijfer: 99% nauwkeurigheid. Het klopt waarschijnlijk zelfs. Alleen betekent het bijna nooit wat u denkt dat het betekent.
Wat "99% nauwkeurig" eigenlijk meet
Dat percentage slaat meestal op velden, niet op facturen. Een factuur bevat al snel tien uit te lezen velden: leverancier, factuurnummer, datum, vervaldatum, btw-nummer, netto bedrag, btw-bedrag, totaal, mededeling, rekeningnummer. Bij 99% veldnauwkeurigheid zit er gemiddeld in één op de tien facturen een foutje.
Op driehonderd facturen per maand zijn dat dus een dertigtal documenten met minstens één verkeerd veld. Dat is niet dramatisch — maar het is wel iets heel anders dan "drie fouten per maand", en het verklaart waarom een kantoor dat blind vertrouwt op die 99% na twee maanden teleurgesteld afhaakt.
Waar het in de praktijk misgaat
De fouten zijn bovendien niet willekeurig verdeeld. Ze concentreren zich op een handvol herkenbare situaties.
De eenmalige leverancier
Software wordt goed in een factuurlayout door die vaak te zien. Uw vaste energieleverancier, telecomoperator en groothandel worden na een paar maanden vrijwel foutloos gelezen. De aannemer die één keer per jaar een factuur stuurt in een zelfgemaakt Word-sjabloon, blijft moeilijk.
Bedragen die niet optellen
Kortingen, voorschotten, verlegde btw, gemengde tarieven op één factuur: precies daar waar een mens even moet nadenken, gaat automatische herkenning ook twijfelen. Een goede workflow rekent daarom altijd na of de detaillijnen optellen tot het totaal — en houdt de factuur tegen als dat niet klopt.
Scans van scans
Een factuur die geprint, ondertekend, gescand en doorgestuurd is, is voor software beduidend lastiger dan een digitale pdf. Peppol en e-facturatie lossen dit stilaan op, maar zolang er papier in de keten zit, blijft dit een bron van fouten.
Het juiste dossier
Vaak zit de moeilijkheid niet in het lezen maar in het koppelen. Twee vennootschappen met een gelijkaardige naam, een factuur die op de privépersoon staat in plaats van op de zaak, een groepsstructuur met onderlinge doorfacturatie: dat vraagt kennis van het dossier, niet van documenten.
Wat het wél goed kan
Dat lijstje valkuilen zou de indruk kunnen wekken dat het niet de moeite is. Het tegendeel is waar — zolang u het werk correct verdeelt.
- Terugkerende leveranciers worden na een korte gewenningsperiode betrouwbaar herkend, inclusief het btw-regime en de grootboekrekening waarop u ze gewoonlijk boekt.
- Voorbereidend werk — het document benoemen, opslaan, in het juiste dossier hangen, aan een leverancier koppelen — verdwijnt bijna volledig.
- Consistentie gaat erop vooruit. Software vergeet nooit dat leverancier X altijd op rekening 613000 gaat, ook niet op een drukke vrijdagnamiddag.
- Doorlooptijd daalt. Facturen worden verwerkt wanneer ze binnenkomen, niet wanneer iemand er tijd voor vindt.
De juiste vraag is niet "hoe nauwkeurig is het?" maar "wat gebeurt er met de gevallen waar het misgaat?". Een systeem dat 95% haalt en de resterende 5% netjes apart legt met de reden erbij, is in de praktijk veel bruikbaarder dan een systeem dat 99% haalt en de fouten stilzwijgend doorboekt.
Hoe u een workflow bouwt die hier rekening mee houdt
Uit het bovenstaande volgt vanzelf hoe zo'n workflow eruit moet zien.
- Nooit stilzwijgend boeken. Elke factuur wordt een voorstel dat iemand ziet. De winst zit in het niet meer moeten intikken, niet in het niet meer moeten kijken.
- Onzekerheid tonen. Als de herkenning twijfelt over een veld, moet dat veld visueel opvallen — zodat uw blik erheen gaat in plaats van eroverheen.
- Zelf narekenen. Tellen de lijnen op tot het totaal? Klopt het btw-bedrag met het tarief? Bestaat het btw-nummer? Dat zijn controles die software feilloos doet, en die de meeste leesfouten meteen aan het licht brengen.
- Leren van correcties. Als u drie keer dezelfde correctie maakt bij dezelfde leverancier, moet de vierde factuur die correctie al bevatten.
Wat u ervan mag verwachten
Realistisch: het overtypwerk verdwijnt grotendeels, het nakijkwerk blijft. Waar u vroeger vijf minuten per factuur bezig was met lezen, tikken en opzoeken, kijkt u nu een voorstel na in ongeveer een minuut. Voor de tien procent lastige gevallen bent u even lang bezig als vroeger — soms zelfs iets langer, omdat u moet vaststellen wat er misging.
Netto blijft daar een stevige besparing van over. Maar het is een besparing op één specifieke handeling, niet op uw hele factuurverwerking. Wie dat vooraf weet, is achteraf tevreden.
Benieuwd wat dit voor uw factuurstroom zou betekenen? Bekijk hoe de workflow voor factuurverwerking in elkaar zit, of vraag een gratis workflowscan aan — dan rekenen we het samen na met uw eigen aantallen.