Uw knelpunt staat niet in de lijst.
Elk kantoor heeft één handeling die al jaren met de hand gebeurt en die nergens in past. Herhalend, regelgebaseerd werk is doorgaans automatiseerbaar — ook wanneer er geen kant-en-klaar product voor bestaat.
Wat kantoren zoal laten bouwen
Checklists per dossiertype
Terugkerende dossieropvolging die zichzelf afvinkt en meldt wat blijft openstaan.
Signalen en drempels
Een melding wanneer de cashflow van een cliënt onder een grens zakt, of bij twee kwartalen verlies op rij.
Exports op maat
Een specifiek rapport of bestandsformaat dat één cliënt of één sector telkens vraagt.
Mailstromen
Bevestigingen, statusupdates en periodieke berichten die vandaag telkens opnieuw getypt worden.
Controles vooraf
Vaste nazichten op een dossier voor het de deur uitgaat, automatisch uitgevoerd en gerapporteerd.
Uw eigen geval
Meestal is dat de handeling waar uw medewerkers het meest over klagen. Vaak ook de best automatiseerbare.
Twee vragen die het antwoord geven
Herhaalt het zich?
Niet de omvang van uw kantoor bepaalt de winst, maar de frequentie. Een handeling die honderd keer per maand terugkomt, is meer waard om te automatiseren dan een complex dossier dat twee keer per jaar passeert.
Volgt het regels?
Kunt u de handeling beschrijven als "eerst dit, dan dat, behalve wanneer…" en past die beschrijving op een half A4? Dan is ze doorgaans automatiseerbaar. Heeft u drie pagina's nodig, dan meestal niet.
Eerlijk over wat niet kan. Niet elk knelpunt is een automatiseringsvraag. Blijkt tijdens de scan of het prototype dat het niet haalbaar is, dan hoort u dat meteen — dat is precies waarom het prototype vooraan in het traject staat.
Over maatwerk
Wanneer leent iets zich voor automatisering?
Wanneer het herhaalt en volgens regels verloopt. Vuistregel: kunt u de handeling beschrijven in de vorm "eerst dit, dan dat, behalve wanneer…" en past die beschrijving op een half A4, dan is ze doorgaans automatiseerbaar.
Wat als blijkt dat het niet kan?
Dan hoort u dat tijdens de scan of uiterlijk na het prototype, en stopt het daar. Het prototype bestaat net om die vraag vroeg te beantwoorden in plaats van laat.
Is maatwerk duurder dan een standaardproduct?
Niet noodzakelijk. Veel maatwerk hergebruikt bouwstenen uit de bestaande producten — uitlezen, koppelen, controleren, melden. Wat overblijft is de logica die specifiek van u is. Na de scan krijgt u een vaste prijs.
Wie is eigenaar van wat er gebouwd wordt?
De workflow draait op uw gegevens en hangt aan uw pakketten. Stopt de samenwerking, dan blijft uw boekhouding staan waar ze staat — er zit geen vendor lock-in in.
Waar gaat bij u de tijd naartoe?
We lopen samen door uw processen, op uw tempo. Daarna weet u wat er in uw kantoor te automatiseren valt, wat dat zou opleveren, en wat beter blijft zoals het is. Vrijblijvend, en u zit nergens aan vast.