Regel per regel door een bankafschrift.
Tweehonderd lijnen, en bij elke lijn dezelfde vraag: welke factuur is dit? Het merendeel volgt een patroon dat software herkent. De rest legt de workflow aan u voor.
Van uittreksel tot afgepunte factuur
Uitlezen
Transacties worden uit CODA-bestanden gehaald, of — waar die niet beschikbaar zijn — uit pdf-uittreksels en bankexports. Datum, bedrag, tegenpartij, rekeningnummer en mededeling worden gestructureerd.
Matchen
Elke transactie wordt vergeleken met de openstaande posten. Een gestructureerde mededeling of een exact bedrag geeft een zekere match; een deelbetaling of een samengevoegde storting geeft een voorstel.
Toewijzen
Wat geen factuur is — bankkosten, lonen, leningen, terugkerende domiciliëringen — wordt herkend aan het patroon en toegewezen aan de rekening waarop het vorige keren geboekt werd.
Voorleggen
Wat overblijft, komt op een korte lijst met de meest waarschijnlijke kandidaten erbij. U kiest, en die keuze wordt onthouden voor de volgende keer dat dezelfde tegenpartij opduikt.
Geen geforceerde matches. Een workflow die twijfelt en toch afpunt, kost u later meer tijd dan hij bespaart. Bij twijfel wordt er niets geboekt — de transactie blijft gewoon openstaan tot iemand gekeken heeft.
Eén maand rekeninguittreksels
Uitgaand van een dossier met ongeveer tweehonderd transacties per maand.
Vandaag
- Uittreksels ophalen en importeren
- Lijn per lijn de tegenpartij herkennen
- Openstaande facturen erbij zoeken
- Bedragen vergelijken, deelbetalingen uitpluizen
- Vaste kosten handmatig op de juiste rekening zetten
- Wat niet klopt, apart noteren voor later
± 3 u per dossier
Met de workflow
- Uittreksels worden zelf opgehaald en uitgelezen
- Zekere matches worden automatisch afgepunt
- Terugkerende kosten gaan naar hun vaste rekening
- U behandelt de twintig gevallen die overblijven
- Uw keuzes worden onthouden voor volgende maand
± 30 min per dossier
Richtcijfers ter illustratie, geen gemeten resultaat bij een specifiek kantoor.
Over transactie-extractie
Werkt dit ook zonder CODA-bestanden?
Ja. Waar CODA beschikbaar is, gebruiken we dat — dat is de zuiverste bron. Waar het ontbreekt, kan de workflow ook uit pdf-uittreksels of exports van de bank de transacties halen. Dat vraagt wat meer afstemming, maar het resultaat is hetzelfde.
Hoe herkent de workflow bij welke factuur een betaling hoort?
Eerst op de zekere signalen: gestructureerde mededeling, exact bedrag, factuurnummer in de omschrijving. Pas daarna op de rommeligere aanwijzingen — een verkorte handelsnaam, een samengevoegde betaling van drie facturen, een afgerond bedrag. Wat niet met zekerheid te koppelen valt, wordt aan u voorgelegd.
Wat gebeurt er met een betaling die nergens bij past?
Die blijft openstaan in een aparte lijst, met wat de workflow er wél over weet: tegenpartij, bedrag, datum, en de dichtstbijzijnde kandidaten. Er wordt nooit een match geforceerd om de lijst leeg te krijgen.
Boekt de workflow de betalingen zelf af?
Alleen de matches die aan uw criteria voldoen — bijvoorbeeld: exact bedrag én gestructureerde mededeling. Voor die criteria bepaalt u zelf hoe streng ze staan. Alles daaronder komt als voorstel op uw scherm.
Vaak in dezelfde adem
Waar gaat bij u de tijd naartoe?
We lopen samen door uw processen, op uw tempo. Daarna weet u wat er in uw kantoor te automatiseren valt, wat dat zou opleveren, en wat beter blijft zoals het is. Vrijblijvend, en u zit nergens aan vast.