Een gefaseerde aanpak, met bewijs vooraf.
Elk traject verloopt in vier fasen, met een werkend prototype op uw eigen documenten voor er verder gebouwd wordt. Zo staat de haalbaarheidsvraag vooraan in het traject in plaats van achteraan.
Vier stappen, in deze volgorde
-
01
Analyse
Ik loop uw proces door zoals het vandaag echt verloopt — niet zoals het op papier staat. Wie doet wat, in welke volgorde, en waar loopt het geregeld vast? Vaak blijkt het echte knelpunt ergens anders te zitten dan verwacht.
- Een gesprek op uw tempo, bij u of op afstand
- We rekenen samen uit wat elke handeling per maand kost
- U krijgt op papier wat er te automatiseren valt — en wat niet
- Inclusief wat er technisch voor nodig is, en wat níét kan
-
02
Prototype
We kiezen één kans en ik bouw daar een werkend stuk van — op uw eigen documenten, met uw eigen rommelige randgevallen erbij. Niet op een propere demoset, want daar werkt alles.
- U levert een representatieve set documenten of data aan
- Ik bouw het deel waar het risico zit, niet het makkelijke deel
- U ziet met eigen ogen wat eruit komt, inclusief de fouten
- Valt het tegen, dan stopt het hier — zonder groot verlies
-
03
Automatiseren
Het prototype wordt een workflow die elke dag draait: gekoppeld aan uw pakketten, ingepland op het juiste moment, met de controlestappen precies daar waar u ze wil hebben.
- Koppeling met uw boekhoudpakket of documentplatform
- U bepaalt waar de workflow moet stoppen om iets voor te leggen
- Meldingen bij fouten, zodat stilte betekent dat het goed liep
- Uw medewerkers krijgen uitleg over wat ze te zien krijgen
-
04
Optimaliseren
Elke uitzondering die u corrigeert, is informatie. Een leverancier waarvan de factuur telkens verkeerd gelezen wordt, een betaling die nooit automatisch matcht — dat zijn geen storingen maar aanwijzingen.
- Ik kijk mee welke gevallen te vaak om uw tussenkomst vragen
- De workflow wordt bijgesteld zodat die groep kleiner wordt
- Verandert uw pakket of uw proces, dan volgt de workflow mee
- Pas als er niets meer te winnen valt, laten we het rusten
Geen accountmanager, rechtstreeks met de ontwikkelaar
De persoon die het gesprek met u voert, is de persoon die het bouwt. Dat scheelt niet alleen een schakel in de communicatie — het betekent ook dat er tijdens dat eerste gesprek al iemand meedenkt die weet wat technisch haalbaar is en wat niet.
Van eerste gesprek tot na de livegang. U hoeft nooit uit te leggen wat u vorige keer al verteld heeft.
Sommige koppelingen bestaan niet, sommige documenten zijn te rommelig. Dat hoort u liever vooraf dan achteraf.
Alles draait op beveiligde Europese servers, of binnen uw eigen omgeving als u dat verkiest.
De workflow hangt aan uw bestaande pakketten. Stopt de samenwerking, dan staat uw boekhouding gewoon waar ze stond.
Over het traject
Hoe lang duurt het voor een workflow draait?
Voor een afgebakende workflow doorgaans enkele weken tussen eerste gesprek en livegang — waarvan het prototype meestal binnen een tot twee weken klaar is. Koppelingen met trage of ongedocumenteerde systemen duren langer; dat zeg ik liever vooraf dan achteraf.
Wat kost het?
Dat hangt af van de omvang van de workflow en van hoe toegankelijk uw systemen zijn. Na de gratis workflowscan krijgt u een concreet voorstel met een vaste prijs per workflow, zodat u vooraf weet waar u aan toe bent.
Hoeveel tijd kost het mij als kantoor?
Het meeste van uw tijd zit vooraan: het gesprek over uw proces, en het aanleveren van voorbeelddocumenten. Daarna vooral feedback op het prototype. Reken op enkele uren verspreid over het traject, niet op dagen.
Wat gebeurt er nadat de workflow draait?
Ik blijf de uitzonderingen opvolgen en stel de workflow bij waar die te vaak om uw tussenkomst vraagt. Verandert er iets aan uw pakket of uw proces, dan wordt de workflow mee aangepast.
Met wie werk ik samen?
Met mij, van het eerste gesprek tot na de livegang. Geen accountmanager, geen projectleider, geen doorgeefluik — de persoon die het gesprek voert, is de persoon die het bouwt.
Waar gaat bij u de tijd naartoe?
We lopen samen door uw processen, op uw tempo. Daarna weet u wat er in uw kantoor te automatiseren valt, wat dat zou opleveren, en wat beter blijft zoals het is. Vrijblijvend, en u zit nergens aan vast.