Nog altijd facturen aan het overtypen?
Vijf minuten per factuur, vijftig keer per maand. Software leest de factuur zelf uit en legt u een boekingsvoorstel voor — u kijkt na en keurt goed.
Van binnenkomende pdf tot boekingsvoorstel
Uitlezen
Leverancier, factuurnummer, datum, vervaldatum, btw-nummer, bedragen per btw-tarief en de gestructureerde mededeling worden herkend — ook wanneer elke leverancier zijn eigen layout hanteert.
Koppelen
De factuur wordt gekoppeld aan het juiste klantdossier en aan de juiste leverancier. Bestaat die leverancier nog niet, dan wordt hij voorgesteld in plaats van zomaar aangemaakt.
Voorstellen
Op basis van wat er bij dezelfde leverancier eerder geboekt werd, stelt de workflow een grootboekrekening en een btw-regime voor. Wijkt deze factuur af van het patroon, dan wordt dat aangeduid.
Controleren
U ziet het voorstel naast de originele factuur, keurt goed of past aan. Pas daarna wordt er geboekt en wordt het document in het dossier gearchiveerd.
Wat er níét gebeurt: de workflow verzint geen ontbrekende gegevens, boekt niet door bij twijfel, en rekent zelf niets na dat niet klopt. Een factuur waarvan de detaillijnen niet optellen tot het totaal, gaat naar de uitzonderingenlijst — niet naar uw boekhouding.
Eén batch van dertig facturen
Zoals een doorsnee maandelijkse verwerking er vandaag uitziet, en wat ervan overblijft zodra de workflow draait.
Vandaag
- Bijlagen uit de mailbox halen en hernoemen
- Per factuur: openen, lezen, gegevens overtypen
- Leverancier opzoeken of aanmaken
- Grootboekrekening en btw-regime bepalen
- Boeken en archiveren in het klantdossier
- Twijfelgevallen apart noteren om later na te vragen
± 2 u 30 per batch
Met de workflow
- Facturen komen binnen en worden zelf uitgelezen
- Leverancier en dossier automatisch gekoppeld
- Rekening en btw-regime voorgesteld op basis van historiek
- U loopt de voorstellen door en keurt goed
- Boeking en archivering gebeuren automatisch
- De twee twijfelgevallen staan apart, met de reden erbij
± 30 min per batch
Richtcijfers ter illustratie, geen gemeten resultaat bij een specifiek kantoor.
Automatisch betekent niet ongezien
Voorstel, geen boeking
Niets belandt in uw boekhouding zonder dat iemand het gezien heeft. De workflow bereidt voor, u beslist.
Herleidbaar
Van elke factuur blijft staan wat de workflow uitlas, wat u aanpaste en wanneer er geboekt werd.
Uitzonderingen komen naar boven
Wat niet klopt, wordt gemeld met de reden erbij — in plaats van stilzwijgend genegeerd of half verwerkt.
Werkt met het pakket dat u vandaag gebruikt
De workflow schrijft rechtstreeks weg naar uw boekhoudpakket via de API, of levert een importbestand aan wanneer dat de gangbare weg is. Onder meer Exact Online, Octopus, Yuki, Adsolut, Expert/M, WinBooks, Sage BOB 50, Horus, Popsy, Unit4 Venice en Odoo komen aan bod, net als documentplatformen als Billit, Billtobox, ClearFacts en CodaBox.
Staat uw pakket er niet tussen? Zolang er een API, een export of een Peppol-koppeling bestaat, is een koppeling meestal alsnog mogelijk. Laat het me weten en ik zoek het voor u uit.
Over factuurverwerking
Wat is factuurherkenning (OCR) precies?
Software die bedrag, leverancier, datum, btw-nummer en referentie automatisch uitleest uit een binnenkomende factuur, zodat u die gegevens niet meer manueel moet overtypen.
Hoe nauwkeurig is het uitlezen?
Bij leveranciers die vaak terugkomen is de herkenning zeer betrouwbaar, omdat de workflow hun layout leert kennen. Bij een onbekende leverancier of een slecht gescand document kan een veld ontbreken. Daarom wordt niets stilzwijgend geboekt: onzekere velden worden aangeduid en apart aan u voorgelegd.
Vanaf welk factuurvolume is dit interessant?
Al vanaf een paar tientallen facturen per maand is het verschil merkbaar, en de winst schaalt verder op naarmate het volume groeit. Even belangrijk als het volume is de herhaling: hoe vaker dezelfde leveranciers terugkomen, hoe meer de workflow zelf afhandelt.
Werkt dit met mijn boekhoudpakket?
Met elk pakket dat een API of een import toelaat — onder meer Exact Online, Octopus, Yuki, Adsolut, Expert/M, WinBooks, Sage BOB 50, Horus, Popsy, Unit4 Venice en Odoo. Ook documentplatformen zoals Billit, Billtobox, ClearFacts en CodaBox komen aan bod.
Wat gebeurt er met facturen die de workflow niet begrijpt?
Die belanden in een aparte lijst met de reden erbij — bijvoorbeeld een ontbrekend btw-nummer of een bedrag dat niet klopt met de detaillijnen. Ze worden nooit half geboekt en verdwijnen nooit stilzwijgend.
Vaak in dezelfde adem
Waar gaat bij u de tijd naartoe?
We lopen samen door uw processen, op uw tempo. Daarna weet u wat er in uw kantoor te automatiseren valt, wat dat zou opleveren, en wat beter blijft zoals het is. Vrijblijvend, en u zit nergens aan vast.