Achter stukken aanbellen kost elk kwartaal opnieuw dagen.
Wie bezorgde zijn bankafschriften nog niet? Wie is al drie keer herinnerd? Dat overzicht zit vandaag in uw hoofd of nergens. Een workflow houdt het bij en zet de herinneringen klaar — ze vertrekken pas nadat u ze vrijgeeft.
Weten wat ontbreekt, en er iets mee doen
Vaststellen
Per dossier wordt vergeleken wat binnen zou moeten zijn met wat er werkelijk is: de gebruikelijke stukken van vorige periodes, de bankafschriften die al toekwamen, de checklist die u hanteert.
Herinneren
Per cliënt staat een mail klaar met precies wat er van hén nog ontbreekt — geen algemene oproep, maar een concrete lijst, in uw eigen tekst. U overloopt de ronde en geeft ze vrij; pas dan vertrekt er iets.
Opvolgen
Komt er niets binnen, dan staat na een door u bepaalde termijn een tweede en desnoods een derde ronde klaar — telkens opnieuw ter goedkeuring. Wie wel bezorgt, valt automatisch uit de reeks.
Escaleren
Blijft het stil, dan komt het dossier bij u op een lijst met de historiek erbij: wat gevraagd is, wanneer, en hoe vaak. Dan pas is een telefoontje van uzelf aan de orde.
Er vertrekt nooit iets zonder uw goedkeuring. Dat is geen instelling maar het uitgangspunt: de workflow zoekt uit wat ontbreekt en zet de mails klaar, u geeft de ronde vrij. Zeker rond een btw-aangifte wil u zelf bepalen welke cliënt op welk moment aangesproken wordt.
De aanloop naar een btw-kwartaal
Uitgaand van een kantoor met tachtig dossiers waarvan er elk kwartaal een stuk of dertig te laat of onvolledig binnenkomen.
Vandaag
- Per dossier nagaan wat er ontbreekt
- Lijstje bijhouden, meestal in een spreadsheet of in het hoofd
- Individuele mails schrijven, dossier per dossier
- Een week later opnieuw nagaan wie gereageerd heeft
- Herinneringen versturen — voor wie al bezorgd heeft ook
- Vlak voor de deadline bellen en het alsnog rechttrekken
± 1,5 dag per kwartaal
Met de workflow
- De workflow stelt zelf vast wat per dossier ontbreekt
- Per cliënt staat een concrete lijst klaar, in uw eigen tekst
- U overloopt de ronde en geeft ze vrij
- Wie bezorgt, valt automatisch uit de volgende ronde
- Wie na drie rondes blijft hangen, komt bij u op de lijst
± 2 uur per kwartaal
Richtcijfers ter illustratie, geen gemeten resultaat bij een specifiek kantoor.
Over documentopvolging
Gaan er mails naar mijn cliënten zonder mijn goedkeuring?
Nee. Elke ronde wordt door u vrijgegeven voor er iets vertrekt — dat is het uitgangspunt, niet een instelling. De workflow zoekt uit wat ontbreekt en zet de mails klaar; u overloopt ze en geeft ze vrij met één klik. Zeker rond een btw-aangifte wil u zelf bepalen wie wanneer aangesproken wordt.
Hoe weet de workflow dat een document ontbreekt?
Door te vergelijken met wat er zou moeten zijn: het patroon van vorige periodes, de bankafschriften die wél binnen zijn, de facturen die aangekondigd maar niet ontvangen werden, en de checklist die u per dossiertype hanteert.
Wat als een cliënt al bezorgd heeft wat gevraagd wordt?
Dan stopt de opvolging voor dat stuk automatisch. De workflow controleert bij elke ronde opnieuw wat er intussen binnengekomen is, zodat niemand een herinnering krijgt voor iets dat al op uw bureau ligt.
Klinkt zo'n herinnering niet onpersoonlijk?
De teksten zijn de uwe — u schrijft ze, in de toon die bij uw kantoor past, en u kunt per cliënt of per dossiertype een andere variant gebruiken. Wat de workflow overneemt is het uitzoeken en klaarzetten, niet de manier waarop u met uw cliënten praat.
Vaak in dezelfde adem
Waar gaat bij u de tijd naartoe?
We lopen samen door uw processen, op uw tempo. Daarna weet u wat er in uw kantoor te automatiseren valt, wat dat zou opleveren, en wat beter blijft zoals het is. Vrijblijvend, en u zit nergens aan vast.