Twee systemen, en een mens ertussen die kopieert.
Uren uit de tijdsregistratie naar de facturatie. Dagontvangsten uit een kassa of webshop naar de verkoopboeking. Stukken uit een documentplatform naar het juiste dossier. Elke keer dat iemand gegevens van het ene systeem naar het andere overtikt, staat daar een koppeling te wachten.
Waar dit meestal opduikt
Koppelingen zijn per definitie maatwerk — ze bestaan alleen omdat twee specifieke pakketten elkaar niet kennen. Dit zijn de plaatsen waar het in een boekhoudkantoor het vaakst wringt.
Uren naar facturatie
Geregistreerde uren stromen door naar een factuurvoorstel per cliënt, met de juiste tarieven en de juiste periode.
Pakket naar pakket
Een cliënt die van boekhoudpakket verandert, of een kantoor dat twee pakketten naast elkaar draait na een overname.
Webshop of kassa naar boekhouding
Dagontvangsten en verkooporders die vanzelf als verkoopboeking binnenkomen, in plaats van via een maandelijkse export.
Documentplatform naar dossier
Stukken uit Billit, Billtobox, ClearFacts of CodaBox die automatisch in het juiste klantdossier belanden.
CRM naar boekhouding
Een nieuwe cliënt wordt één keer ingegeven en verschijnt vanzelf als klantfiche in het boekhoudpakket — met btw-nummer en adres uit de KBO.
Uw eigen geval
Bijna elk kantoor heeft één specifieke overdracht die al jaren met de hand gebeurt. Meestal is dat de eerste die het bouwen waard is.
Betrouwbaar belangrijker dan snel
Op een vast ritme
Elke nacht, elk uur of bij elke wijziging — wat past bij het proces. Een koppeling die één keer per dag loopt maar altijd loopt, is meer waard dan een die realtime is en soms hapert.
Met een logboek
Van elke overdracht blijft staan wat er wanneer verplaatst is. Loopt er iets mis, dan is achteraf precies na te gaan welke records wel en niet zijn meegegaan.
Zonder dubbels
De koppeling weet wat al overgezet is. Een herstart na een storing doet dus niets twee keer, en een record dat aan beide kanten gewijzigd werd, wordt gemeld in plaats van overschreven.
Met een melding als het faalt
Een koppeling die stilletjes stopt is gevaarlijker dan geen koppeling. Faalt er iets, dan weet u het — en geen bericht betekent dat alles gelopen heeft.
Geen API? Vaak toch een oplossing. Waar een pakket geen koppeling toelaat, blijven er wegen over: een geplande export, een importmap, een CSV op een vast tijdstip, of Peppol. Minder elegant, even betrouwbaar — en nog altijd beter dan iemand die zit over te typen.
Over koppelingen
Wat als een van mijn pakketten geen API heeft?
Dan zoeken we de volgende beste weg: een geplande export, een importmap, een CSV die op een vast tijdstip klaargezet wordt, of een Peppol-koppeling. Niet elegant, maar wel betrouwbaar — en nog altijd beter dan een medewerker die zit te kopiëren.
Wat gebeurt er als een koppeling faalt?
Dan krijgt u een melding, met wat er misging en welke records niet zijn overgezet. Een koppeling die stilletjes stopt is gevaarlijker dan geen koppeling, dus dat scenario bouw ik er expliciet uit: geen bericht betekent dat het gelopen heeft.
Gaan er gegevens verloren of dubbel?
Elke overdracht houdt bij welke records al overgezet zijn, zodat een herstart niets dubbel doet. Verschilt een record aan beide kanten, dan wordt dat gemeld in plaats van de ene versie zomaar over de andere te schrijven.
Waar draait zo'n koppeling?
Op een beveiligde server in Europa, of binnen uw eigen omgeving als u dat verkiest. De gegevens gaan niet verder dan de twee systemen die u koppelt.
Waar gaat bij u de tijd naartoe?
We lopen samen door uw processen, op uw tempo. Daarna weet u wat er in uw kantoor te automatiseren valt, wat dat zou opleveren, en wat beter blijft zoals het is. Vrijblijvend, en u zit nergens aan vast.