Encore en train de recopier des factures ?
Cinq minutes par facture, cinquante fois par mois. Le logiciel lit la facture lui-même et vous soumet une proposition d'imputation — vous vérifiez et vous validez.
Du PDF entrant à la proposition d'imputation
Lecture
Fournisseur, numéro, date, échéance, numéro de TVA, montants par taux et communication structurée sont reconnus — même lorsque chaque fournisseur a sa propre mise en page.
Rattachement
La facture est reliée au bon dossier client et au bon fournisseur. Si le fournisseur n'existe pas encore, il est proposé plutôt que créé d'office.
Proposition
Sur base de ce qui a été imputé précédemment chez le même fournisseur, le workflow propose un compte et un régime TVA. Un écart par rapport au schéma habituel est signalé.
Vérification
Vous voyez la proposition à côté de la facture d'origine, vous validez ou corrigez. L'imputation et l'archivage n'ont lieu qu'ensuite.
Ce qui n'arrive pas : le workflow n'invente pas de données manquantes, ne comptabilise rien en cas de doute et ne laisse rien passer qui ne tombe pas juste. Une facture dont les lignes de détail ne totalisent pas le montant part vers la liste des exceptions, pas vers votre comptabilité.
Un lot de trente factures
Aujourd'hui
- Sortir et renommer les pièces jointes
- Par facture : ouvrir, lire, recopier
- Chercher ou créer le fournisseur
- Déterminer le compte et le régime TVA
- Comptabiliser et archiver dans le dossier
- Noter les cas douteux pour plus tard
± 2 h 30 par lot
Avec le workflow
- Les factures arrivent et se lisent seules
- Fournisseur et dossier rattachés automatiquement
- Compte et TVA proposés d'après l'historique
- Vous parcourez les propositions et validez
- Imputation et archivage automatiques
- Les deux cas douteux sont à part, motif à l'appui
± 30 min par lot
Ordres de grandeur à titre d'illustration, pas un résultat mesuré dans un cabinet précis.
À propos du traitement des factures
Qu'est-ce que la reconnaissance de factures (OCR) exactement ?
Un logiciel qui extrait automatiquement le montant, le fournisseur, la date, le numéro de TVA et la référence d'une facture entrante, pour que vous ne deviez plus les recopier.
Quelle est la précision de la lecture ?
Chez les fournisseurs récurrents, la reconnaissance est très fiable car le workflow apprend leur mise en page. Chez un fournisseur inconnu ou sur un document mal scanné, un champ peut manquer. C'est pourquoi rien n'est comptabilisé en silence : les champs incertains sont signalés et soumis séparément.
À partir de quel volume est-ce intéressant ?
Dès quelques dizaines de factures par mois la différence se remarque, et le gain augmente avec le volume. Aussi important que le volume : la répétition. Plus les mêmes fournisseurs reviennent, plus le workflow traite seul.
Est-ce compatible avec mon logiciel comptable ?
Avec tout logiciel permettant une API ou un import — notamment Exact Online, Octopus, Yuki, Adsolut, Expert/M, WinBooks, Sage BOB 50, Horus, Popsy, Unit4 Venice et Odoo. Les plateformes documentaires comme Billit, Billtobox, ClearFacts et CodaBox sont également prises en charge.
Que deviennent les factures que le workflow ne comprend pas ?
Elles arrivent dans une liste séparée avec le motif — par exemple un numéro de TVA manquant ou un montant qui ne correspond pas aux lignes de détail. Elles ne sont jamais comptabilisées à moitié et ne disparaissent jamais en silence.
Souvent dans la foulée
Rapprocher les extraits bancaires
Lire les factures est une moitié. Rattacher automatiquement les paiements à la bonne facture ouverte est l'autre.
Relance des documentsLes pièces manquantes
Et si la facture n'est tout simplement pas encore là ? Laissez la relance se préparer et libérez-la.
Où part votre temps aujourd'hui ?
Nous parcourons vos processus ensemble, à votre rythme. Vous saurez ensuite ce qui est automatisable dans votre cabinet, ce que cela rapporterait, et ce qui vaut mieux rester tel quel. Sans engagement.