Courir après les pièces coûte des jours chaque trimestre.
Qui n'a pas encore transmis ses extraits bancaires ? Qui a déjà été relancé trois fois ? Cette vue d'ensemble est aujourd'hui dans votre tête ou nulle part. Un workflow la tient à jour et prépare les rappels — ils ne partent qu'après votre validation.
Savoir ce qui manque, et en faire quelque chose
Constat
Par dossier, le workflow compare ce qui devrait être là avec ce qui est effectivement arrivé : les pièces habituelles des périodes précédentes, les extraits déjà reçus, la checklist que vous utilisez.
Préparation
Pour chaque client, un mail est prêt avec précisément ce qui manque de sa part — pas un appel général, mais une liste concrète, dans vos propres mots.
Validation
Vous parcourez la tournée et la libérez ; ce n'est qu'alors que quelque chose part. Qui a livré entre-temps sort automatiquement de la série.
Escalade
Si le silence persiste, le dossier arrive sur votre liste avec l'historique : ce qui a été demandé, quand, et combien de fois. C'est alors qu'un appel de votre part s'impose.
Rien ne part sans votre validation. Ce n'est pas un réglage mais le point de départ : le workflow cherche ce qui manque et prépare les mails, vous libérez la tournée. Autour d'une déclaration TVA en particulier, vous voulez décider vous-même quel client est sollicité et à quel moment.
L'approche d'un trimestre TVA
Aujourd'hui
- Vérifier dossier par dossier ce qui manque
- Tenir une liste, souvent dans un tableur ou de tête
- Écrire des mails individuels, dossier par dossier
- Revérifier une semaine plus tard qui a réagi
- Relancer — y compris ceux qui ont déjà livré
- Téléphoner juste avant l'échéance pour rattraper
± 1,5 jour par trimestre
Avec le workflow
- Le workflow détermine seul ce qui manque par dossier
- Une liste concrète est prête par client, dans vos mots
- Vous parcourez la tournée et la libérez
- Qui livre sort de la tournée suivante
- Qui reste muet après trois tournées arrive sur votre liste
± 2 heures par trimestre
Ordres de grandeur à titre d'illustration, pas un résultat mesuré dans un cabinet précis.
À propos de la relance des documents
Des mails partent-ils vers mes clients sans mon accord ?
Non. Chaque tournée est libérée par vous avant que quoi que ce soit ne parte — c'est le principe, pas un réglage. Le workflow cherche ce qui manque et prépare les mails ; vous les parcourez et les libérez en un clic. Autour d'une déclaration TVA surtout, vous voulez décider vous-même qui est sollicité et quand.
Comment le workflow sait-il qu'un document manque ?
En comparant avec ce qui devrait être là : le schéma des périodes précédentes, les extraits bancaires déjà arrivés, les factures annoncées mais non reçues, et la checklist que vous utilisez par type de dossier.
Et si un client a déjà transmis ce qui est demandé ?
La relance s'arrête automatiquement pour cette pièce. Le workflow revérifie à chaque tournée ce qui est arrivé entre-temps, pour que personne ne reçoive un rappel concernant une pièce déjà sur votre bureau.
Un tel rappel ne sonne-t-il pas impersonnel ?
Les textes sont les vôtres — vous les écrivez, dans le ton de votre cabinet, et vous pouvez utiliser une variante par client ou par type de dossier. Ce que le workflow reprend, c'est la recherche et la préparation, pas la manière dont vous parlez à vos clients.
Où part votre temps aujourd'hui ?
Nous parcourons vos processus ensemble, à votre rythme. Vous saurez ensuite ce qui est automatisable dans votre cabinet, ce que cela rapporterait, et ce qui vaut mieux rester tel quel. Sans engagement.