Ligne par ligne dans un extrait bancaire.
Deux cents lignes, et à chaque ligne la même question : de quelle facture s'agit-il ? La majorité suit un schéma que le logiciel reconnaît. Le reste, le workflow vous le soumet.
De l'extrait à la facture lettrée
Lecture
Les transactions sont extraites des fichiers CODA ou, à défaut, des extraits PDF et des exports bancaires. Date, montant, contrepartie, numéro de compte et communication sont structurés.
Rapprochement
Chaque transaction est comparée aux postes ouverts. Une communication structurée ou un montant exact donne une correspondance certaine ; un paiement partiel ou groupé donne une proposition.
Affectation
Ce qui n'est pas une facture — frais bancaires, salaires, emprunts, domiciliations récurrentes — est reconnu au schéma et affecté au compte utilisé les fois précédentes.
Soumission
Le reste arrive sur une courte liste avec les candidats les plus probables. Vous choisissez, et ce choix est mémorisé pour la prochaine apparition de la même contrepartie.
Pas de rapprochement forcé. Un workflow qui hésite et lettre quand même vous coûte plus de temps qu'il n'en fait gagner. En cas de doute, rien n'est comptabilisé — la transaction reste simplement ouverte jusqu'à ce que quelqu'un ait regardé.
Un mois d'extraits de compte
Aujourd'hui
- Récupérer et importer les extraits
- Reconnaître la contrepartie ligne par ligne
- Rechercher les factures ouvertes correspondantes
- Comparer les montants, démêler les paiements partiels
- Affecter manuellement les frais fixes au bon compte
- Noter à part ce qui ne colle pas
± 3 h par dossier
Avec le workflow
- Les extraits sont récupérés et lus automatiquement
- Les correspondances certaines sont lettrées seules
- Les frais récurrents vont à leur compte habituel
- Vous traitez la vingtaine de cas restants
- Vos choix sont mémorisés pour le mois suivant
± 30 min par dossier
Ordres de grandeur à titre d'illustration, pas un résultat mesuré dans un cabinet précis.
À propos de l'extraction des transactions
Cela fonctionne-t-il sans fichiers CODA ?
Oui. Là où CODA est disponible, nous l'utilisons : c'est la source la plus propre. À défaut, le workflow peut aussi extraire les transactions d'extraits PDF ou d'exports bancaires. Cela demande un peu plus de mise au point, mais le résultat est le même.
Comment le workflow reconnaît-il à quelle facture un paiement correspond ?
D'abord sur les signaux certains : communication structurée, montant exact, numéro de facture dans le libellé. Ensuite seulement sur les indices plus flous — un nom commercial abrégé, un paiement groupant trois factures, un montant arrondi. Ce qui ne peut être rattaché avec certitude vous est soumis.
Que devient un paiement qui ne correspond à rien ?
Il reste ouvert dans une liste séparée, avec ce que le workflow en sait : contrepartie, montant, date et les candidats les plus proches. Aucun rapprochement n'est forcé pour vider la liste.
Le workflow lettre-t-il les paiements lui-même ?
Uniquement les correspondances qui répondent à vos critères — par exemple : montant exact et communication structurée. C'est vous qui définissez la sévérité de ces critères. Tout ce qui est en dessous arrive comme proposition sur votre écran.
Souvent dans la foulée
L'autre moitié du même mouvement
Des factures qui se lisent seules et des paiements qui se rattachent seuls couvrent ensemble l'essentiel du travail répétitif.
Tableaux de bordVoir ce qui reste ouvert
Des transactions lettrées rendent un tableau de bord de trésorerie réellement fiable.
Où part votre temps aujourd'hui ?
Nous parcourons vos processus ensemble, à votre rythme. Vous saurez ensuite ce qui est automatisable dans votre cabinet, ce que cela rapporterait, et ce qui vaut mieux rester tel quel. Sans engagement.